Rilevazione presenze personale: guida completa 2025
Cos’è la rilevazione presenze del personale
La rilevazione presenze personale è l’insieme di strumenti e procedure che permettono di registrare in modo preciso l’orario di ingresso, uscita e le pause dei dipendenti.
Oggi questi sistemi sono digitali, automatizzati e integrabili con software paghe, gestione turni e controllo accessi.
Perché la rilevazione presenze è fondamentale per un’azienda
Un sistema affidabile di controllo presenze non serve solo a “contare le ore”, ma a migliorare l’organizzazione e ridurre errori e contestazioni.
- Riduzione errori manuali
- Trasparenza tra azienda e dipendenti
- Calcolo corretto di straordinari e assenze
- Supporto in caso di verifiche o contenziosi
Tipologie di sistemi di rilevazione presenze
Badge magnetico o RFID
Il metodo più diffuso nelle aziende strutturate: affidabile, semplice da usare e facilmente integrabile con software gestionali.
App e timbratura da smartphone
Ideale per smart working, cantieri e personale in mobilità. La timbratura avviene tramite app, spesso con geolocalizzazione.
Biometria (impronta o riconoscimento)
Offre un alto livello di sicurezza ma richiede particolare attenzione alla normativa privacy e al GDPR.
Normativa italiana e GDPR sulla rilevazione presenze
In Italia la rilevazione presenze è consentita, ma deve rispettare:
- Statuto dei Lavoratori (art. 4)
- Regolamento GDPR (UE 2016/679)
- Principio di proporzionalità e trasparenza
È fondamentale informare i dipendenti e utilizzare solo i dati necessari. STI ADSL supporta le aziende anche nella corretta configurazione dei sistemi nel rispetto della normativa.
Rilevazione presenze in cloud: vantaggi reali
I sistemi cloud permettono di consultare dati e report ovunque, riducendo costi hardware e semplificando la gestione.
- Accesso remoto sicuro
- Aggiornamenti automatici
- Backup dei dati
- Integrazione con paghe e HR
Perché scegliere STI ADSL per la rilevazione presenze
STI ADSL non fornisce solo il software, ma una soluzione completa:
- Consulenza personalizzata
- Installazione e configurazione
- Assistenza tecnica locale
- Integrazione con rete LAN e connettività aziendale
FAQ – Domande frequenti
La rilevazione presenze è obbligatoria?
Non sempre, ma è fortemente consigliata per una corretta gestione del personale e per tutelare azienda e lavoratori.
È legale usare app o badge?
Sì, se il sistema è proporzionato, dichiarato ai dipendenti e conforme al GDPR.
Posso integrare la rilevazione presenze con altri sistemi?
Sì. Le soluzioni STI ADSL si integrano con software paghe, controllo accessi e infrastruttura di rete aziendale.
Rilevazione presenze personale: la normativa, come funziona e a chi rivolgersi
Negli ultimi anni sempre più aziende e pubbliche amministrazioni, si sono adoperate per trovare migliori soluzioni per la rilevazione presenze del personale. Questo perché esiste una normativa che regola la presenza del personale che lavora come dipendente.
Ogni azienda che abbia almeno uno o più dipendenti, è obbligata a creare un registro presenze o database delle presenze.
Nel 2020 l’introduzione di massa dello smart working, ha generato molta preoccupazione tra gli imprenditori e non solo.
Fino a quel momento molte aziende, fabbriche e pubbliche amministrazioni, si erano messe in linea per regolamentare l’ingresso e l’uscita dei propri dipendenti.
Di solito, per gestire tutto questo, si utilizza un timbratore elettronico su cui far passare un badge. (Il metodo più utilizzato per la rilevazione presenze del personale).
Ma quando si parla di lavoratori presso altre sedi, trasferte, smart working, come puoi gestire il personale a distanza?
O più in generale: come puoi gestire al meglio la rilevazione presenze personale?
Prima di scoprire tutti i metodi per la rilevazione e le alternative, andiamo ad analizzare insieme la normativa che regola la rilevazione presenze personale.
Rilevazione presenze personale la normativa
Devi sapere che la normativa sulla “rilevazione presenze personale” nasce da una controversia.
Una causa del 2018 tra le organizzazioni sindacali spagnole e un istituto di credito che puntava a chiarire una questione riguardante l’elevato numero di ore di lavoro straordinario, presentato dai dipendenti della banca.
Il sindacato in questione, sosteneva che fosse indispensabile adottare un sistema di rilevazione presenze personale. Un atto dovuto per tutelare i lavoratori.
Questo caso ebbe talmente tanta rilevanza da interessare perfino la Corte europea, la quale decise di applicare la normativa nella direttiva 89/391/CE sul controllo degli accessi dei dipendenti.
In pratica, ogni datore di lavoro deve utilizzare sistemi adeguati in grado di rilevare ogni singolo giorno di lavoro, tenendo sempre in considerazione la privacy e quindi, la protezione dei dati personali.
Inoltre la normativa stabilisce che ogni azienda e datore di lavoro, deve utilizzare un sistema che sia in grado di gestire e controllare bene gli orari anche in caso di trasferte o lavoro fuori sede.
Le presenze
La rilevazione presenze del personale grazie alle moderne tecnologie, non è più un problema.
Software sofisticati ed efficienti sempre aggiornati, sono in grado di gestire perfettamente aziende piccole medie e di grandi dimensioni.
Sistemi che gestiscono correttamente le presenze e creano un database semplice e facile da consultare che calcola le ore lavorative, le ore totali di assenze per malattia, permessi, ferie e straordinari.
Software personalizzabili e progettati appositamente per garantire un’ottima user experience.
Questi moderni sistemi per la rilevazione presenze personale, possono essere utilizzati da più computer o device presenti in azienda e utilizzati dal personale preposto al controllo dipendenti.
Tecnologie moderne, metodi digitali, il mezzo migliore e alla portata di aziende piccole, grandi e pubbliche amministrazioni per gestire al meglio il personale.
Ovviamente questi software sono in linea con gli standard europei sulla protezione dei dati personali grazie ad appositi protocolli di sicurezza sull’archiviazione digitale.
La rilevazione
Come posso effettuare la rilevazione delle presenze?
Per quanto riguarda gli hardware esistono diverse attrezzature adatte a ogni tua necessità, come ad esempio: marcatempo da fissare a parete o da tavolo, badge elettronici, timbracartellini, app per smartphone per la rilevazione in grado di registrare la timbratura, ecc.
Per quanto riguarda i software da installare invece, esistono diverse soluzioni che vengono proposte da vari installatori.
Software semplici da utilizzare, in grado di essere implementati con funzioni aggiuntive, un sistema avanzato per gestire e controllare tutti gli aspetti organizzativi e logistici del personale.
Le timbrature
Come è possibile effettuare la timbratura se ho dipendenti in smart working o fuori sede?
L’attività dei tuoi lavoratori può essere monitorata attraverso gli stessi software utilizzati per la rilevazione presenze personale, l’unica differenza è che andranno scaricate apposite applicazioni sullo smartphone, PC, tablet, aziendale o personale di ogni tuo dipendente.
Attraverso queste app è possibile segnalare alla sede, l’inizio, la conclusione del lavoro e le eventuali pause intermedie della giornata lavorativa.
Il dipendente potrà inoltre, inviare permessi, certificati di malattia, ferie che verranno registrati direttamente sul database e gestiti direttamente da te o dall’addetto in sede.
Un metodo straordinario per gestire al meglio il rapporto con il personale ed evitare errori in fase di elaborazione delle buste paga.
Rilevazione presenze personale foglio presenze lavoro
Un ultimo aspetto su cui vogliamo concentrarci è il foglio presenze sul lavoro, un tabulato che raccoglie con precisione ogni assenza dei dipendenti.
Tutta la gestione contabile dell’azienda è profondamente influenzata dai dati presenti nel foglio delle presenze.
Il salario da pagare a ogni singolo dipendente, i contributi da versare all’INPS, le quote da accantonare per tredicesime ed eventuali quattordicesime e il trattamento di fine rapporto.
È fondamentale che il foglio presenze dei lavoratori sia compilato correttamente e sia facile da comprendere.
Alcune delle voci che non possono assolutamente mancare sono:
- nome dell’azienda
- nome e cognome dei dipendenti
- l’anno in corso
- il giorno e il mese di riferimento
- un campo per assenze, ferie, permessi, ritardi, malattia, ecc.
La soluzione più efficiente resta comunque la gestione del foglio presenze tramite software.
Un software dedicato ti permetterà di saltare tutta la parte appena elencata di ideazione del foglio di lavoro. Potrai comunque modificare a tuo piacimento le varie sezioni in base alle tue necessità e priorità.
In questo modo dovrai semplicemente monitorare le informazioni che verranno inserite direttamente dai dipendenti.
Avrai così, per ogni dipendente, dati relativi a: ferie maturate, ferie residue, i giorni di malattia, i permessi e relativi giustificativi, il tutto in maniera completamente automatica.
Sti ADSL e il suo sistema di rilevazione presenze personale per la pubblica amministrazione
Ora che hai capito gli aspetti più importanti della rilevazione presenze del personale, è arrivato il momento di passare all’azione.
Sti Adsl ha la soluzione ideale per la rilevazione presenze personale studiata appositamente per le pubbliche amministrazioni.
Attraverso strumenti hardware forniti da un’azienda partner, è in grado di offrire un mezzo semplice ed efficace per il controllo presenze.
Con il supporto e l’assistenza degli installatori di Sti Adsl, avrai la possibilità di sfruttare un sistema moderno e semplice da utilizzare per la rilevazione presenze personale.
Se sei interessato a conoscere meglio la proposta di Sti Adsl ti invitiamo a visionare la pagina dedicata sul sito della Sti Adsl.
Per contattare l’azienda chiama lo 0744 403 403 o scrivi un’email a matticari@stiadsl.it.